Privacyverklaring
HF Projects BV
Laatst gewijzigd op 05/05/2022
In de eerste plaats zijn wij verheugd dat u geïnteresseerd bent in de goederen en diensten van HF Projects BV
In deze privacyverklaring informeren wij u over de manier waarop Persoonsgegevens door ons worden verwerkt.
Het is mogelijk dat wij u vragen om bepaalde Persoonsgegevens met ons te delen, waaronder doch niet beperkt tot uw voornaam, achternaam en e-mailadres (identificatiegegevens). Voor bepaalde specifieke verplichtingen kan het zijn dat u ons bijkomende gegevens dient te bezorgen, zoals bijvoorbeeld betalings- en facturatiegegevens.
We verzamelen alleen de Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om u te informeren over onze producten en dienstverlening, een overeenkomst met u uit te voeren en om met u in contact te treden.
Wij baseren ons hiervoor op de verwerkingsgronden van de overeenkomst, de wettelijke verplichting (met name de boekhoudwetgeving), ons gerechtvaardigd belang en, in sommige gevallen, uw toestemming (zie ook artikel 2).
U kan zich daarnaast inschrijven op de nieuwsbrief van HF Projects BV
De verwerking van uw Persoonsgegevens is onderworpen aan deze privacyverklaring. Voor vragen en/of opmerkingen dient u contact op te nemen met info@hfprojects.be
Artikel 1 – Definities
“HF Projects BV” betekent HF Projects BV, een naamloze vennootschap naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel te 3945 Ham (België), Truibroek 94 bus 7 en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer 0465.996.908
“Persoonsgegevens” heeft de betekenis zoals gedefinieerd in de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming 2016/679, waaronder elke informatie valt aan de hand waarvan een natuurlijke persoon (ook wel “betrokkene” of “datasubject”) wordt geïdentificeerd of kan worden geïdentificeerd.
“Verantwoordelijke” heeft de betekenis zoals gedefinieerd in de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming 2016/679. HF Projects BV zal gekwalificeerd worden als de Verantwoordelijke die de doeleinden en middelen bepaalt voor de verwerking van uw Persoonsgegevens.“Verwerker” heeft de betekenis zoals gedefinieerd in de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming 2016/679, die Persoonsgegevens verwerkt namens/in opdracht van de Verantwoordelijke.
“Website” betekent een website van HF Projects BV: https://www.hfprojects.be .
Artikel 2 – Verwerkingsdoeleinden en rechtsgronden
Klantengegevens
In het kader van onze dienstverlening en onze activiteiten verzamelen en verwerken wij de identiteits- en contactgegevens van onze klanten en opdrachtgevers, hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden voor deze verwerkingen zijn de uitvoering van de overeenkomsten met onze leden, het ledenbeheer, de boekhouding en direct marketingactiviteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen (met name de boekhoudwetgeving) en/of ons gerechtvaardigd belang (zoals voor direct marketing).
Gegevens van leveranciers en onderaannemers
Wij verzamelen en verwerken de identiteits- en contactgegevens van onze leveranciers en onderaannemers, evenals hun eventuele (sub)onderaannemer(s), hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden van deze verwerkingen zijn de uitvoering van deze overeenkomst, het beheer van de leveranciers/onderaannemers en de boekhouding. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen (met name de boekhoudwetgeving) en/of ons gerechtvaardigd belang.
Gegevens van personeel
Wij verwerken de Persoonsgegevens van onze werknemers in het kader van ons personeelsbeheer en de loonadministratie.
Gegevens van sollicitanten
Wij verwerken de identiteits- en contactgegevens evenals de werkhistoriek en andere gegevens die gebruikelijk worden aangegeven op een curriculum vitae van sollicitanten wanneer zij ons deze informatie bezorgen. De Persoonsgegevens worden verwerkt om te onderzoeken of u in aanmerking komt voor een job bij ons op basis van ons gerechtvaardigd belang.
Wanneer wij uw Persoonsgegevens langer willen bewaren nadat de betreffende vacature werd ingevuld, zullen wij u hierover berichten en u om toestemming daartoe verzoeken.
Andere gegevens
Naast de gegevens van leden, leveranciers/onderaannemers, personeel en sollicitanten verwerken wij ook Persoonsgegevens van anderen, zoals mogelijke nieuwe leden/prospecten, nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten, contacten van deskundigen, enz. Dit gebeurt via onze Website of via andere kanalen. De doeleinden van deze verwerkingen zijn in het belang van onze activiteiten, direct marketing en public relations. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang of, in sommige gevallen, de uitvoering van een overeenkomst.
Heel concreet, kunnen we de Persoonsgegevens die we verzamelen, gebruiken voor de volgende doeleinden:
om u als gebruiker van de Website te identificeren;
om u informatie te bezorgen omtrent onze producten en diensten;
om u onze producten en diensten te leveren en eventuele overeenkomsten uit te voeren;
om u onze nieuwsbrief te bezorgen, indien u zich daarvoor inschrijft;
om mogelijke klachten of verzoeken te verwerken en te behandelen;
om ons te helpen bij het evalueren, corrigeren of verbeteren van de Website en alle gerelateerde producten of diensten van HF Projects BV;
voor direct marketing doeleinden;
om interne redenen, waaronder de bedrijfsadministratie en archiveringsdoeleinden.
Artikel 3 – De vertrouwelijkheid van uw Persoonsgegevens
Telkens wanneer u Persoonsgegevens verstrekt aan ons, zullen wij deze informatie behandelen in overeenstemming met de bepalingen van deze privacyverklaring en de wettelijke verplichtingen in het kader van de verwerking van Persoonsgegevens, waaronder de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming 2016/679.
We implementeren passende maatregelen en procedures om de Persoonsgegevens die we middels de Website of via elektronische correspondentie verzamelen te beveiligen en te beschermen. Op deze manier engageren wij ons, voor zover als redelijkerwijs kan verwacht worden, om illegale verwerking van Persoonsgegevens en onbedoeld verlies of vernietiging van uw Persoonsgegevens te voorkomen.
Ondanks deze voorzorgsmaatregelen kunnen wij niet garanderen dat uw Persoonsgegevens worden beschermd indien deze gegevens buiten het contactformulier op de Website op een onbeveiligde wijze via andere kanalen worden doorgegeven of op een andere manier worden meegedeeld.
Wij trachten de beveiliging van uw Persoonsgegevens te optimaliseren door de toegang tot uw Persoonsgegevens te beperken tot personen met een “need-to-know”-basis (bijvoorbeeld: alleen HF Projects BV en haar werknemers, medewerkers of onderaannemers die uw Persoonsgegevens nodig hebben voor de doeleinden zoals beschreven in artikel 2 zullen toegang krijgen tot de gegevens).
Artikel 4 – Hoe verzamelen wij uw Persoonsgegevens en hoe lang worden ze bewaard?
Verzamelen van uw Persoonsgegevens
Wij verzamelen uw Persoonsgegevens – zonder exhaustief te zijn – in de volgende gevallen:
wanneer u een (arbeids)overeenkomst met ons sluit;
bij het versturen van een verzoek tot informatie op de Website (via het voorziene contactformulier);
wanneer u een account aanmaakt op de Website;
bij het versturen van een verzoek tot het ontvangen van onze nieuwsbrief;
indien u ons belt, mailt of op een andere manier met ons correspondeert dan via de Website.
Wij vermijden de verzameling van Persoonsgegevens die niet relevant zijn voor de doeleinden zoals uiteengezet in artikel 2.
Bewaren van uw gegevens
De Persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de (al dan niet contractuele) relatie die wij met u hebben.
Ledengegevens en gegevens van leveranciers of onderaannemers zullen in elk geval na een termijn van 7 jaar na de beëindiging van de overeenkomst uit onze systemen worden verwijderd, behoudens voor wat betreft de Persoonsgegevens die wij op basis van specifieke wetgeving langer moeten bewaren of in geval van een lopend geschil waarvoor de Persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn.
Andere gegevens worden niet langer bewaard dan een periode van 2 jaar na de laatste keer dat met u een betekenisvol contact heeft plaatsgevonden, behoudens in geval van een uitdrukkelijke toestemming om deze gegevens langer te mogen bewaren.
Persoonsgegevens van personeel worden verwijderd na een periode van 5 jaar na de beëindiging van de arbeidsrelatie.
Persoonsgegevens van sollicitanten worden verwijderd nadat de betreffende vacature werd ingevuld of na een periode van 2 jaar nadat de toestemming werd bekomen om sollicitanten te berichten omtrent toekomstige job opportuniteiten.
Artikel 5 – Doorgifte van Persoonsgegevens
Wij zullen geen Persoonsgegevens overdragen aan derden die zich buiten de Europese Economische Ruimte bevinden, behoudens naar onderaannemers of medewerkers die zich verbonden hebben volgens de Standaard Contractbepalingen van de Europese Commissie en daarbij een adequaat niveau van beveiliging bieden voor de verwerking van Persoonsgegevens.
Wij zullen voorts geen Persoonsgegevens overdragen aan andere partijen die zich binnen de Europese Economische Ruimte bevinden dan met uw toestemming, tenzij:
de doorgifte noodzakelijk is om medewerkers, agenten of onderaannemers toe te laten een dienst te verlenen of een taak te vervullen in onze opdracht (waaronder doch niet beperkt tot het verlenen van marketingondersteuning, om marktonderzoek uit te voeren of klantenservice te verlenen);
dit wettelijk verplicht is.
Iedere overdracht van Persoonsgegevens aan een ontvanger zoals hierboven opgesomd is in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming 2016/679.
Wij zorgen ervoor dat er maatregelen worden genomen zodat de ontvangers de Persoonsgegevens niet kunnen gebruiken voor andere doeleinden dan deze die in artikel 2 limitatief zijn opgesomd en dat de ontvangers voldoende technische en organisatorische maatregelen hebben getroffen ter bescherming van deze gegevens.
Teneinde de beveiliging van de Persoonsgegevens te waarborgen, zullen wij steeds een verwerkersovereenkomst sluiten met bovengenoemde ontvangers van de Persoonsgegevens, en desgevallend ook Standaard Contractbepalingen zoals voorzien door de Europese Commissie.
Wij zullen alle noodzakelijke voorzorgsmaatregelen treffen om ervoor te zorgen dat de werknemers en medewerkers die toegang hebben tot de Persoonsgegevens, deze uitsluitend verwerken in overeenstemming met deze privacyverklaring en de wettelijke verplichtingen onder de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming 2016/679.
Artikel 6 – Rechten van het datasubject
Op grond van zowel de Belgische als de Europese wetgeving inzake de bescherming van Persoonsgegevens heeft u de hierna beschreven rechten. Indien u van deze rechten gebruik wenst te maken, dient u ons een schriftelijk verzoek te sturen vergezeld van een kopie van de voorkant van uw identiteitskaart naar info@hfprojects.be .
Wij zullen u binnen een termijn van één (1) maand na ontvangst van het verzoek informeren over de actie die zal worden ondernomen. Deze termijn kan evenwel verlengd worden tot maximaal drie (3) maanden, in welk geval u binnen één (1) maand na het oorspronkelijke verzoek over de redenen van deze vertraging wordt geïnformeerd.
Het recht op toegang tot Persoonsgegevens
U heeft het recht ons op te dragen om alle Persoonsgegevens te verstrekken die wij over u bewaren, op voorwaarde dat de rechten van andere betrokkenen niet worden aangetast.
Het recht op rectificatie van de Persoonsgegevens
Wij vragen u vriendelijk om ervoor te zorgen dat de Persoonsgegevens in onze database zo juist en volledig mogelijk zijn. Indien u van mening bent dat de aan ons verstrekte gegevens onjuist of onvolledig zijn, wordt u verzocht ons hiervan op de hoogte te brengen zoals hierboven beschreven. Wij zullen uw Persoonsgegevens alsdan zo snel als mogelijk verbeteren of aanvullen.
Het recht om Persoonsgegevens te wissen
U heeft het recht om uw Persoonsgegevens zonder onnodige vertraging te wissen in volgende gevallen:
indien het niet langer noodzakelijk is om de Persoonsgegevens te bewaren met betrekking tot de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of anderszins verwerkt;
in geval van intrekking van de toestemming voor op toestemming gebaseerde verwerking;
de verwerking die bedoeld is voor direct marketing; en
indien de Persoonsgegevens onrechtmatig werden verwerkt.
Er zijn echter bepaalde algemene uitsluitingen op het recht om te wissen. Die algemene uitsluitingen omvatten de gevallen waar verwerking noodzakelijk is:
voor het uitoefenen van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie;
voor het naleven van een wettelijke verplichting; of
voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims.
Het recht om de verwerking van Persoonsgegevens te beperken
In de volgende gevallen heeft u het recht om de verwerking van uw Persoonsgegevens te beperken:
voor het betwisten van de juistheid van uw Persoonsgegevens;
wanneer de verwerking onrechtmatig is, maar u niet wil dat de Persoonsgegevens worden gewist; of
indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens, in afwachting van de verificatie van dat bezwaar.
Indien de verwerking op basis hiervan wordt beperkt, kunnen we uw Persoonsgegevens blijven opslaan. We zullen de gegevens echter slechts verwerken met uw uitdrukkelijke toestemming voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims, ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon of om redenen van wezenlijk openbaar belang.
Het recht op bezwaar
U heeft het recht om zich te verzetten tegen onze verwerking van uw Persoonsgegevens, in de volgende gevallen:
indien wij uw Persoonsgegevens verwerken voor direct marketing-doeleinden (met inbegrip van profilering voor deze doeleinden) op basis van ons gerechtvaardigd belang; en
vanwege uw specifieke situatie (uw bijzondere persoonlijke omstandigheden).
Het recht op gegevensoverdracht (“data portability”)
Indien u gebruik wenst te maken van uw recht op gegevensoverdracht, zullen wij de Persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm doorgeven aan een gegevensverantwoordelijke van uw keuze.
Het recht om toestemming in te trekken
In de mate dat de wettelijke basis voor onze verwerking van uw Persoonsgegevens uw toestemming is, heeft u het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken. Deze intrekking heeft evenwel geen invloed op het rechtmatig karakter van de verwerking die heeft plaatsgevonden voor de intrekking.
Het recht om te klagen bij een toezichthoudende autoriteit
U kan te allen tijde contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit door een e-mail te sturen naar contact@apd-gba.be of door een schriftelijke aanvraag te richten aan de Gegevensbeschermingsautoriteit, gevestigd te 1000 Brussel, Drukpersstraat 35.
Artikel 7 – Verwijzing naar derde partijen
Het is mogelijk dat de Website links bevat naar andere websites die niet door ons worden beheerd, zoals Facebook, Instagram en Twitter. Hoewel wij ons uiterste best doen om ervoor te zorgen dat de verwijzingen uitsluitend leiden naar websites die overeenstemmende veiligheids- en vertrouwelijkheidsnormen hebben, zijn wij in geen geval verantwoordelijk voor de bescherming en geheimhouding van Persoonsgegevens, waaronder de gegevens die u verstrekt op andere websites, nadat u de Website heeft verlaten.
Wij benadrukken om zorgvuldig te werk te gaan en de privacyverklaring die van toepassing is op de betreffende website steeds te raadplegen alvorens persoonsgegevens te verstrekken op andere websites.
Artikel 8 – Cookies
HF Projects BV maakt gebruik van “cookies” telkens wanneer u gebruik maakt van de Website. Een “cookie” is informatie die via de server naar uw toestel wordt verzonden en wordt opgeslagen op de harde schijf van het toestel. Cookies helpen HF Projects BV om uw toestel te herkennen wanneer u de Website gebruikt. Op die manier wordt HF Projects BV in staat gesteld om de verwerking gebruiksvriendelijker te maken en u een gepersonaliseerde service te bieden.
Voor meer informatie verwijzen wij naar onze cookieverklaring, die u kan vinden op onze Website.
